Efectividad cuando hay “golpes de timón”

Las agencias han sido aliadas de las compañías dando la mano para establecer estrategias de marketing y ejecutarlas. Pero, ¿qué sucede dentro de ellas cuando los proyectos se acumulan?, ¿qué pasa cuando el tiempo del cliente no es el de la agencia? ¿Cómo se comunican los colaboradores para llegar a las metas?

Para que una agencia logre contar con una estrategia corporativa que logre que los equipos sean efectivos y productivos para lograr los objetivos, debe existir una comunicación interna basadas en la confianza mutua entre jefes y colaboradores.

La gran mayoría de las dificultades en las oficinas son generadas por una falta de entendimiento que pronto afectan a la agencia en su reputación e imagen con los clientes. Es por eso que es fundamental enfatizar en la comunicación interna, especialmente cuando los clientes requieren más de la agencia o cuando los pedidos llegan a último momento y el tiempo no es el factor más favorable.

Problemáticas en la comunicación

La comunicación puede ser afectada de varias formas y por varios canales. Podría afectar la gestión dentro de las agencias cuando no hay un claro entendimiento de las tareas a ser cumplidas o incluso cuando los clientes no dan una buena explicación de qué buscan.

La comunicación interna debería ser una herramienta del marketing y parte de la estructura del plan de marketing. Esto se refiere a ir más allá que los comunicados internos y los tablones de anuncios. Se trata de crear un sistema donde todos puedan sentirse incluidos, valorados y motivados a trabajar, preocupándose de la imagen de su agencia tal como si fuera la propia.

Las principales razones por las que se crean problemáticas en las agencias tienden a ser lastimosamente los clientes. Se debe admitir que, para que una comunicación sea clara y precisa para la agencia, primeramente debe ser clara con los clientes, ya que los resultados serán para ellos.

Las agencias y los clientes se inclinan a rutas peligrosas cuando el cliente no obtiene el resultado esperado, esto puede ocasionar que se generen cambios a última hora, catalizando en la necesidad de una comunicación exacta entre todos los colaboradores.

Otra gran problemática se produce cuando las agencias no tienen conexión con el cliente a nivel del CEO, ya que muchas veces son ellos los que tienen el poder de decisión y una visión global de la agenda, envolviendo el proceso en la indefinición.

Métodos de gestión que ayudan a la comunicación

Los métodos de gestión dentro de las agencias son fundamentales para organizar los tiempos y tareas. Cuando se deben modificar ciertos detalles, es importante agilizar el proceso de una forma rápida y precisa, evitando cometer errores y perder tiempo.

Cuando se deben modificar ciertos detalles, es importante agilizar el proceso de una forma rápida y precisa, evitando cometer errores y perder tiempo.

En líneas generales, para que el caos no reine en las oficinas, se deben formalizar los diálogos que se dan entre los colaboradores, estimular conversaciones saludables, compartir información y conocimiento con mayor velocidad y transparencia, aumentar la consideración positiva del personal, mantener y fomentar una actitud de liderazgo positivo y lograr un compromiso de los colaboradores con los proyectos y la agencia.

Actualmente, existen varias herramientas que ayudan también a lograr estos objetivos de acercar la comunicación entre colaboradores y también con los directivos. Las nuevas tecnologías ofrecen soluciones para controlar todos los procesos para que no haya retrasos inesperados, errores o interrupciones.

Las nuevas tecnologías ofrecen soluciones para controlar todos los procesos para que no haya retrasos inesperados, errores o interrupciones.

Los softwares para agencias de publicidad se posicionan como “salvadores” para agilizar y mejorar los procesos de gestión. Existen varios en el mercado, por ejemplo Mediagenia. Este software está especializado para la asignación de tareas y trabajos, organiza mejor el tiempo para los proyectos en prioridades con fechas de calendario o incluso permite delegar tareas a otros miembros del equipo. Además, la herramienta proporciona la posibilidad de conmutar horas a las tareas, controlando el tiempo de trabajo y así mejorar la rentabilidad en los proyectos. Mediagenia también deja visualizar el trabajo a lo largo del tiempo, gracias a la inclusión del diagrama de Gannt y un calendario, donde se puede tener una perspectiva visual de la situación de los proyectos en el tiempo.

Fixner es otro software especializado para agencias de publicidad y marketing, ya que provee una gestión de tareas y proyectos en tiempo real. Es decir, cuando se asigna una tarea en el calendario, ésta queda visible para los colaboradores permitiendo que tengan un acceso permanente a la información sobre las tareas que deben cumplir. Esto es potenciado con su capacidad de gestionar 100 % online y está adaptada a móviles, significando en un acceso a través de la nube desde cualquier lugar, desde una computadora o Smartphone.

Proasoft es la siguiente propuesta, ya que contempla todo el ciclo de negocio y gestión de la publicidad, desde el informe de reunión hasta las previsiones de cobro y pago. Además, poseen un compromiso por la calidad en la gestión publicitaria con universidades y organismos y, está certificada como un “IQ NET- Management System” y Apple “Certified Support Professional 10.5”.

Existen varias formas de mejorar la comunicación interna cuando las presiones se presentan, se pueden manejar orgánicamente, así como tecnológicamente. Pero la clave central reside en la organización y el entendimiento genuino entre colaboradores en un ambiente de confianza y aspiración al éxito profesional del equipo.